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Uma lei bipartidária aprovada em 2011 criou um novo cargo de gestão nos órgãos federais dos EUA: o de COO (Chief Operating Officer, ou diretor de operações),1 geralmente assumido pelo secretário adjunto do órgão.2 Esses dirigentes têm a tarefa de desenvolver e implementar políticas para promover a eficiência operacional, o que inclui a gestão de pessoal, a elaboração de orçamentos, a supervisão da concepção de programas e a definição de prioridades estratégicas.3 Desse modo, eles são essenciais para cumprir a agenda de seu departamento e para manter o ímpeto das principais iniciativas. No entanto, eles também enfrentam dinâmicas institucionais muito particulares, que tornam as transformações operacionais desafiadoras no ambiente federal.
Nossa pesquisa mais recente analisa a função singular que os adjuntos desempenham, de conectar a direção estratégica de um órgão à implementação prática. Conversamos com 12 ex-secretários adjuntos dos EUA para obter em primeira mão os insights de gestão deles (vide box “Um painel sobre gestão federal eficaz”). Também compilamos pontos de vista de nomeados federais, pesquisas anteriores sobre a criação de um gabinete de liderança federal e as melhores práticas descobertas pela McKinsey em suas sete décadas de experiência no apoio a transições de governos federais e estaduais.
Ao refletir sobre os legados históricos dos adjuntos, o acadêmico presidencial William Antholis, diretor e CEO do Centro Miller da Universidade da Virgínia, comentou sobre nossa pesquisa, destacando que, “embora os holofotes sejam frequentemente direcionados aos membros do gabinete, são os adjuntos que mantêm a máquina do governo em funcionamento. Esse é o caso tanto dentro dos órgãos federais quanto entre eles. Sem seu trabalho indispensável de conectar os objetivos da liderança à implementação, os governos teriam dificuldade em garantir que suas prioridades se transformassem em impacto duradouro nas operações do dia a dia”.
Com base nesses insights, identificamos cinco práticas fundamentais que os líderes norte-americanos recém-nomeados devem priorizar ao enfrentar desafios comuns de gestão em seus primeiros cem dias. Essas práticas incluem fazer o alinhamento de sua função, criar um modelo operacional, dominar o orçamento, avaliar o impacto e moldar a cultura. O foco nessas cinco práticas pode ajudar os novos executivos federais nomeados a obter sucesso e causar um impacto palpável durante o exercício do cargo de servidor público.
Fazer o alinhamento da sua função
“Se eu tivesse focado apenas nas coisas que tinha que fazer, não teria me realizado pessoalmente e não teria feito uma diferença tão grande quanto fiz.”
Em geral, os adjuntos têm menos de 48 dias entre a indicação e a confirmação e, uma vez nomeados, seu tempo médio de exercício do cargo é inferior a três anos (Quadro 1). Devido ao cronograma apertado, eles precisam obter um entendimento claro de sua função individual no início do exercício de seu cargo, garantindo o alinhamento com a Casa Branca, o secretário do departamento, a equipe de liderança do departamento e o Congresso.
Nossas conversas com ex-adjuntos revelaram três lições principais de gestão para o período anterior à confirmação: dominar os processos de gestão do órgão, sincronizar-se com o secretário e o chefe de gabinete, e assumir a responsabilidade pela sua agenda.
Dominar os processos de gestão
Os adjuntos dispõem de uma série de ferramentas para moldar as operações e a cultura de seu órgão. Sendo responsáveis pela supervisão dos processos de orçamento, pessoal, TI e procurement, eles têm uma capacidade considerável de gerir em escala e melhorar o desempenho na margem. Ao obterem logo no início uma visão de como implementar políticas e executar programas de forma eficaz, os adjuntos podem promover melhor as prioridades da presidência e da secretaria.
Antes de se alinharem aos stakeholders, os COOs do setor público podem achar útil primeiramente se familiarizar com a história, a cultura e os processos de gestão institucionais de seu departamento, bem como analisar as iniciativas de grande escala em andamento no departamento, sobretudo aquisições importantes, modernizações de sistemas de TI e iniciativas de segurança cibernética e gestão de dados. Se possível, os adjuntos também devem ter como prioridade reunir-se com seus antecessores e outros líderes que conheçam o funcionamento interno da instituição.
Sincronizar-se com o secretário e o chefe de gabinete
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Quase todos os ex-secretários adjuntos que entrevistamos ressaltaram a importância de uma parceria sólida entre o secretário, o secretário adjunto e o chefe de gabinete ou, como disse um dos líderes, “as três pernas do banco”. Além das responsabilidades legais, a gestão de grandes departamentos federais requer calibração e alinhamento contínuos entre esses três indivíduos. Esse processo começa por saber os pontos fortes, as deficiências e a expertise das pessoas que ocupam esses cargos e as expectativas que os stakeholders têm delas.
Uma área específica de foco é compreender o que o secretário precisa do adjunto e onde o adjunto deve demonstrar responsabilidade independente. De modo geral, os secretários dependem dos adjuntos para desenvolver os mecanismos necessários para alcançar os objetivos do governo. O alinhamento cria uma dinâmica eficaz em que ambos os líderes podem concentrar sua energia onde ela gera mais impacto.
No setor privado, os CEOs e COOs geralmente deixam claras as suas funções de liderança para evitar confusão. Da mesma forma, os secretários e adjuntos podem achar útil documentar e compartilhar suas responsabilidades e prioridades entre si e com seus líderes de alto escalão. Esse alinhamento ajuda os líderes federais seniores a entender as funções e prioridades de todos, permitindo que os adjuntos protejam o secretário de surpresas nas operações e garantam que eles sejam informados de assuntos importantes. O volume de informações também pode ficar difícil de administrar quando não há canais de comunicação bem definidos.
Para manter essa sincronia, são essenciais reuniões regulares, planos atualizados e delegação clara. Tipicamente, há duas interações diárias entre o secretário e o adjunto – uma com outros líderes de alto escalão e outra antes dos compromissos noturnos, que costumam preencher a agenda de ambos os líderes fora do horário comercial. Para demonstrar o alinhamento, um adjunto recomendou que os líderes cumprimentassem regularmente os colaboradores na entrada e fizessem aparições conjuntas no departamento.
Assumir a responsabilidade pela sua agenda
Os secretários adjuntos precisam definir e implementar suas próprias iniciativas e prioridades pessoais. Os dias deles ficam repletos de tarefas “obrigatórias”, com solicitações prioritárias vindo do gabinete do presidente, de outros departamentos federais e de stakeholders muito influentes. Os COOs que entrevistamos nos disseram que eram responsáveis por uma ampla variedade de iniciativas, desde a resposta à pandemia e projetos presidenciais especiais até a reformulação da segurança cibernética e a transformação de órgãos.
Vários adjuntos disseram que se concentravam em prioridades operacionais voltadas à modernização organizacional, enquanto outros enfocavam iniciativas selecionadas referentes a políticas. Os adjuntos devem pensar em quais iniciativas vão assumir pessoalmente e levar adiante, não apenas para definir seu legado, mas também porque esse grande projeto ou esses dois grandes projetos com propósito pessoal podem ser uma fonte constante de energia e orgulho pessoal ao longo de um período desafiador de serviço público. Nossos entrevistados aconselharam que duas grandes iniciativas já constituem uma carga de trabalho completa; portanto, selecioná-las com atenção – e levá-las até a conclusão – pode ser sinônimo de sucesso.
Desenvolver o seu modelo operacional
“Um aspecto fundamental para ser bem-sucedido no trabalho é ter a tecnologia, os sistemas de negócios e os dados certos para saber o grau de eficácia do trabalho do órgão.”
A estruturação de uma equipe eficaz é uma das tarefas iniciais mais cruciais para um adjunto. Enquanto os secretários costumam dispor de grandes equipes para apoiar a formulação de políticas, seus adjuntos costumam ter equipes menores, com capacidade de execução limitada, e talvez dependam de equipes fora de sua supervisão direta (Quadro 2). Os adjuntos precisam equilibrar uma equipe central pequena e coesa com a estrutura mais ampla do órgão e do gabinete do secretário. Portanto, encontrar coesão e alinhamento torna-se uma atividade criteriosa.
Montar uma equipe forte em um órgão federal envolve três ações principais: organizar o gabinete do adjunto para garantir a capacidade de execução; unir os membros da equipe que são servidores de carreira e os indicados políticos; e estabelecer rotinas de interação com stakeholders.
Organizar o gabinete do adjunto para garantir a capacidade de execução
Os secretários adjuntos costumam ter gabinetes enxutos, mas podem contar com vastos recursos departamentais. O gabinete de um adjunto bem-sucedido geralmente inclui:
- um chefe de gabinete para realizar a supervisão operacional
- um dirigente de carreira sênior para focar nos processos de gestão
- um assessor de políticas sênior
- um administrador especializado em dar suporte à programação de atividades, às instruções e aos preparativos de reuniões
Os adjuntos eficazes evitam a criação de silos por meio da colaboração com o gabinete do secretário, garantindo clareza e apoio à execução de políticas. Ao integrarem sua equipe à infraestrutura executiva do gabinete do secretário, os adjuntos podem ampliar sua capacidade de executar iniciativas em larga escala e de responder de forma eficaz aos desafios que surgirem.
Unir os membros da equipe que são servidores de carreira e os indicados políticos
Os adjuntos precisam ser capazes de atrair talentos de alto nível e garantir que os colaboradores do órgão possuam as habilidades e competências necessárias ao cumprimento dos objetivos da organização. Conjuntos de habilidades de modernização que estão em alta demanda, como gestão de dados, segurança cibernética e IA, requerem iniciativas de recrutamento e retenção focadas. Os talentos certos podem ajudar o restante da organização a entender as prioridades do governo e aumentar a probabilidade de uma execução bem-sucedida.
Um secretário adjunto de sucesso também se beneficia ao fazer a ponte entre os indicados políticos e os servidores de carreira, fomentando uma equipe coesa e baseada na confiança. Um de nossos entrevistados ressaltou a importância de “conquistar o prédio”, observando que a credibilidade junto aos servidores de carreira, sobretudo os líderes das áreas de gestão, é essencial para obter a confiança e o apoio de todo o conjunto de colaboradores. A indicação de um servidor público sênior respeitado para a equipe central do adjunto pode servir de conexão vital com os servidores de carreira, ajudando a alinhar os objetivos operacionais ao conhecimento institucional. Uma comunicação clara com os líderes políticos gera confiança e garante que as prioridades do governo possam ser executadas com o apoio operacional necessário.
Estabelecer rotinas de interação com stakeholders
Os adjuntos têm um amplo leque de stakeholders, que inclui líderes do Congresso, do governo e do setor privado. Eles devem interagir regularmente com congressistas e suas equipes, líderes da Câmara e do Senado e governadores para tratar das necessidades dos eleitores e de questões referentes a políticas.
Dentro de um governo, ter aliados é essencial para atingir objetivos importantes relacionados a políticas, o que pode exigir cooperação e colaboração entre órgãos. Uma adjunta nos contou que teria sido mais bem-sucedida se tivesse percebido mais cedo que seus colegas do governo poderiam ser de grande auxílio para fazer progressos em grandes desafios. Outro adjunto mencionou que, sem uma interação regular, o Congresso pode limitar a autoridade ou impor requisitos contraproducentes.
Cada departamento também possui uma base setorial, que inclui players dos setores, sindicatos e instituições de ensino, sendo que as interações com eles podem evitar oposição política ou jurídica. Stakeholders externos, como grupos de defesa e organizações sem fins lucrativos, buscam apoio continuamente e contribuem para a missão o órgão. Esses stakeholders podem, às vezes, parecer um consumo de tempo – e frequentemente trazem pedidos de ajuda –, mas receber esses grupos, que estão comprometidos com a missão do órgão, pode ter um efeito catalisador. Eles podem fornecer uma expertise profunda, narrativas sobre o trabalho do departamento, respaldo político e outros benefícios. Quando os adjuntos aproveitam os pontos fortes de seus principais stakeholders, podem criar um impulso poderoso a seu favor.
Dominar o orçamento
“Basta conhecer as pessoas. Trate de saber quem ocupa cada cargo e de manter boas relações de trabalho.”
O orçamento é a chave para a estratégia e a ferramenta mais poderosa de que os adjuntos dispõem. As informações orçamentárias e financeiras da organização ajudam todos os líderes do órgão a melhorar os resultados, medir o progresso e fazer escolhas estratégicas embasadas. O orçamento também alerta os adjuntos para possíveis problemas, como aumentos de custos, quedas das receitas de taxas e choques no procurement. Ao focarem no orçamento, os adjuntos podem promover maior eficiência e melhores resultados, além de integrar as prioridades ao departamento. O planejamento do orçamento para a força de trabalho, que inclui salários, despesas, treinamentos, espaços físicos e assistência médica, ajuda a abordar as principais preocupações dos servidores públicos federais.
Concentrar-se nos procedimentos e na gestão orçamentária ao longo do ano garante uma alocação eficiente de recursos, ajuda a alcançar objetivos estratégicos e promove a eficácia e a transparência das operações departamentais (Quadro 3). Isso é fundamental para melhorar o desempenho e cumprir a missão do departamento. Os adjuntos podem dominar rapidamente o orçamento concentrando-se em duas áreas: planejamento metódico logo no início e assunção e cumprimento de compromissos.
Fazer um planejamento metódico logo no início
Uma gestão eficaz do orçamento aumenta o sucesso da missão e das operações. Uma organização orçamentária sadia inclui uma estrutura e um modelo padronizado para a tomada de decisões, gestão rotineira e apoio à elaboração do orçamento. Cargos-chave, como o de diretor financeiro (CFO), diretor de gestão de negócios e diretor de otimização de negócios, podem exercer a liderança das áreas e garantir que as decisões no nível do adjunto sejam avaliadas e filtradas. Um teste de pressão da área orçamentária logo no início pode ajudar os adjuntos a identificar “vitórias rápidas” que darão impulso dentro da organização e sinalizarão prioridades.
Os líderes que entrevistamos sugeriram avaliar a situação e as necessidades orçamentárias do órgão por meio de sessões com abordagem bottom-up envolvendo subgrupos de departamentos, repartições e o órgão. Os adjuntos devem garantir a coesão, fazendo com que assessores de confiança participem de todas as sessões e mantendo o alinhamento com o secretário por meio de interação contínua com o chefe de gabinete. A adoção de uma estrutura clara e uma frequência consistente de elaboração de orçamentos pode apoiar um processo de planejamento abrangente, esclarecer as hierarquias e os direitos de decisão, e incentivar a interação constante com os líderes.
Assumir compromissos e cumpri-los
Criar confiança junto aos líderes do Gabinete de Gestão e Orçamento (OMB) é crucial para alinhar objetivos e garantir um bom relacionamento. Os adjuntos devem priorizar o fortalecimento desses relacionamentos desde cedo, pois o OMB desempenha um papel fundamental na operacionalização das prioridades do presidente e na elaboração do orçamento da Casa Branca (vide box “Os Adjuntos e o Gabinete de Gestão e Orçamento”). Comunicação clara e alinhamento com o OMB são essenciais, principalmente para evitar confusão e mudanças nas prioridades devido a alterações orçamentárias de última hora.
Demonstrar alinhamento com a missão e criar confiança depende da disposição para enfrentar problemas difíceis. Como os ex-adjuntos apontaram, uma expressão disso é evitar a delegação excessiva; algumas tarefas são mais bem executadas pelo secretário adjunto como demonstração de adesão e colaboração.
Avaliar o impacto
“O uso de um documento de gestão que todos conheciam e viam ser atualizado a cada duas semanas proporcionava total transparência.”
De acordo com a Lei de Modernização da GPRA (Lei de Desempenho e Resultados do Governo), os órgãos devem estabelecer metas de gestão do desempenho, com os adjuntos exercendo um papel fundamental na definição das métricas de sucesso. Embora desafiadoras, essas métricas são cruciais para medir o progresso e garantir a prestação de contas (“accountability”). De modo geral, as métricas incluem metas que são mensuráveis, repetíveis e visíveis para o público. Os adjuntos devem analisar os memorandos do OMB para entender as principais questões de gestão de todo o governo dos EUA, abordando temas como segurança cibernética, modernização do FedRAMP (Programa Federal de Gestão de Riscos e Autorizações), saúde organizacional e experiência do cidadão. O estabelecimento de um processo interno ajuda os adjuntos a responder rapidamente a futuras diretivas do OMB.
Nossas conversas com secretários adjuntos revelaram duas lições principais sobre avaliação do impacto: aprender com todos os níveis e padronizar a prestação de contas.
Aprender com todos os níveis
Os adjuntos eficazes sabem o valor de compreender o impacto de seu departamento a partir de várias perspectivas – interna e externa, política e de carreira, nacional e local. Um ex-adjunto ressalta a importância de uma avaliação de 360 graus, entrando em contato com os principais stakeholders, como líderes estaduais e chefes de departamento, no início do exercício de seu cargo. Essas conversas podem oferecer insights sobre prioridades e frustrações que talvez não viessem à tona apenas em Washington. Por exemplo, os órgãos estaduais frequentemente tomam decisões críticas de implementação; compreender seus objetivos e dificuldades pode revelar oportunidades e obstáculos ocultos. Ao mesmo tempo, os adjuntos têm uma capacidade extraordinária de “romper as restrições” para os níveis intermediários de sua organização.
Internamente, os adjuntos devem se certificar de estar interagindo com líderes de todos os níveis da organização para obter insights valiosos sobre a saúde operacional do departamento e as áreas a melhorar. Um adjunto falou do valor de “se perder” no prédio para encontrar oportunidades de conversar com colegas de todos os tempos de serviço; essas caminhadas o ajudavam a captar o clima, as prioridades e a cultura. Esse adjunto achava particularmente valioso comer no refeitório porque isso lhe permitia desenvolver relacionamentos e camaradagem.
Padronizar a prestação de contas
Para garantirem o progresso, os adjuntos precisam de uma responsabilidade clara, geralmente estabelecida por meio de reuniões individuais, conselhos de gestão e sessões envolvendo múltiplas áreas. Uma abordagem estruturada, como um plano estratégico atualizado regularmente, ajuda a monitorar o progresso. A definição de objetivos, métricas principais e cronogramas mantém os líderes focados. Além dos requisitos legais do cargo, alguns adjuntos nos disseram que encontraram valor em definir “nortes”, como as pontuações na Pesquisa de Opinião dos Servidores Federais e os rankings de “melhores lugares para trabalhar”. Avaliações regulares promovem a transparência e mantêm as equipes focadas nas tarefas para garantir que os projetos sejam concluídos.
A prestação de contas também requer acompanhamento. Um ex-adjunto relatou que os chefes de repartição que não cumpriam seus compromissos eram responsabilizados em avaliações com os adjuntos e o secretário, criando um senso de urgência e uma cultura voltada a resultados. Esse nível de rigor motiva as equipes a focarem na execução.
Moldar a cultura
“Se você não envolver os servidores de carreira desde o início e não os incluir no processo de pensamento, no processo de tomada de decisões, no recebimento da opinião sincera deles, você não terá sucesso.”
A cultura de um local de trabalho federal normalmente se mantém em diferentes governos devido a valores arraigados, normas estabelecidas e práticas de longa data. Os servidores públicos de carreira proporcionam continuidade e estabilidade ao protegerem a cultura organizacional, que é reforçada por meio de treinamentos, comissões de promoção, comunicação interna e identidade organizacional.
Os adjuntos moldam significativamente a cultura organizacional por meio de liderança estratégica e supervisão, sobretudo na administração, no controle de acesso e na implementação de iniciativas prioritárias. Eles promovem a eficiência e a capacidade de resposta ao supervisionarem o desempenho e incentivarem a assunção de riscos. Em órgãos de grande porte, os adjuntos fazem a integração das áreas do órgão e das regiões, promovendo a coesão e a colaboração para enfrentar desafios críticos.
Criar confiança entre os colaboradores
Uma cultura forte começa pela comunicação aberta e a escuta ativa, o que, por sua vez, promove a inclusão. Quando os adjuntos buscam ativamente o equilíbrio em sua abordagem dos desafios – por exemplo, garantindo uma boa distribuição de nomeados políticos e servidores de carreira em reuniões importantes –, eles demonstram uma preocupação genuína com as vozes e experiências singulares dos membros de sua equipe.
Uma abordagem inclusiva integra os objetivos e as competências da equipe às ambições do departamento. Quando as pessoas se sentem valorizadas e seguras, é mais provável se comunicarem abertamente sobre questões operacionais ou incertezas, fortalecendo a confiança e a coesão organizacional. Isso capacita os colaboradores a contribuir de forma mais eficaz para a missão.
Capacitar os colaboradores
Os secretários adjuntos podem aumentar sua eficácia ao capacitarem os colaboradores por meio de delegação, desenvolvimento profissional e reconhecimento. Dar incumbências importantes aos colaboradores ajuda a fomentar a responsabilidade e a prestação de contas.
Oferecer oportunidades de aprendizagem e desenvolvimento garante que os colaboradores estejam bem preparados para enfrentar desafios complexos e inovar em sua função. Isso é particularmente importante quando se pensa em viabilizar uma maior produtividade por meio de tecnologia, IA e ferramentas digitais.
O reconhecimento é uma importante ferramenta de gestão no governo. Por exemplo, escrever cartas de apoio, recomendações e indicações a prêmios pode elevar o moral, gerar lealdade e motivar os colegas.
Por fim, criar momentos de conexão – como encontros informais, reuniões em pequenos grupos ou eventos voltados a todo o órgão – pode fortalecer os vínculos e proporcionar aos colaboradores um acesso significativo à liderança. De acordo com alguns ex-adjuntos, os bate-papos em grupo durante um café e as sessões de escuta se mostraram especialmente eficazes na formação de relacionamentos entre as equipes. Essas ações não apenas fortalecem o alinhamento organizacional, mas também reforçam uma cultura de respeito e motivação.
Os secretários adjuntos federais desempenham um papel fundamental na condução de sua organização rumo à excelência operacional e ao sucesso estratégico. Uma boa gestão garante que as operações diárias do órgão estejam alinhadas de forma harmoniosa a seus objetivos de longo prazo. Ao implementarem processos eficientes, otimizarem a alocação de recursos e fomentarem uma cultura de melhoria contínua, os adjuntos podem promover a coesão e a colaboração no departamento. Em última análise, a liderança do COO na gestão operacional não apenas melhora o desempenho e a estabilidade, como também desenvolve uma organização resiliente, capaz de prosperar em um ambiente dinâmico e em constante mudança.